7) SOFTWARE DI GESTIONE
All’Ufficio dell’APT (o dell’Associazione, Proloco, ecc.) viene fornito un apposito software per accedere e gestire i dati comunicati dagli alberghi e viene collegato in rete alla “postazione esterna”; quindi l’albergatore, con un’unica telefonata, segnala la propria disponibilità all'Informator e, contemporaneamente, all'Ufficio. In questo Software di Gestione è possibile attivare anche le strutture non presenti negli spazi nell'Informator.
Tutte le informazioni e le disponibilità che vengono comunicate dagli operatori turistici all'Informator sono immediatamente disponibili anche all’ufficio turistico in quanto collegato in rete con l’Informator, e può comunicarle a richiesta a chi telefona o a chi si rivolge direttamente in Ufficio.
Avendo in rete Tabellone e Ufficio Turistico si conseguono i seguenti vantaggi;
- per l’Albergatore: che può comunicare, 24 ore su 24, al tabellone ed all’Ufficio le camere libere senza aspettare che qualcuno risponda e prenda nota della disponibilità, reagndo così, immediatamente, di fronte ad eventuali inconvenienti come disdette, partenze anticipate ecc.
- per l’Ufficio Turistico: che non deve più tenere una lista delle camere libere e fare costose ricerche telefoniche per sapere chi ha “libero”, creando così un unico punto per le informazioni sulla disponibilità. Inoltre, per facilitare ulteriormente il lavoro del personale dell'Ufficio Turistico, per ogni esercizio è disponibile una banca dati con le informazioni principali (infrastrutture, prezzi, trattamento, ecc.); è possibile quindi fare una ricerca camere personalizzata (camera doppia in hotel con.....). Un “contattore d’offerte” tiene conto di quante volte ogni esercizio è stato indicato come risultato nelle cosidette ricerche e, per ogni nuova ricerca, li segnala in ordine aleatorio garantendo cosi la trasparenza ed equanimità dell'offerta turistica.
L’ufficio può inoltre:
- Controllare le chiamate fatte dal telefono esterno;
- Attivare dei numeri di pubblica utilità;
- Stampare il protocollo delle chiamate di un certo periodo con la data, l’ora, la durata e il destinatario delle stesse;
- Inserire dei messaggi in fondo alle stampe fatte (ad. es. informazioni sugli eventi della settimana ...).
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