All’Ufficio dell’APT (o dell’Associazione) viene fornito un apposito software per accedere e gestire i dati comunicati dagli alberghi, collegato alla “stazione esterna”; in questo modo, l’albergatore, con un’unica telefonata, segnala la propria disponibilità al tabellone ed all'Ufficio. E’ possibile, inoltre, attivare anche le strutture non associate all'Infomedia.
In questo modo, ne conseguono dei vantaggi:
1) per l’albergatore che può comunicare, 24 ore su 24, al tabellone ed all’Ufficio le camere libere senza aspettare che qualcuno risponda e prenda nota della disponibilità, reagendo immediatamente di fronte ad eventuali inconvenienti come disdette, partenze anticipate ecc.
2) per l’Ufficio che non deve più tenere una lista delle camere libere e fare costose ricerche telefoniche per sapere chi ha “libero”.
Si crea così un unico punto per le informazione sulla disponibilità.
Per facilitare ulteriormente il lavoro del personale per ogni esercizio è disponibile una banca dati con le informazioni principali (infrastrutture, prezzi, trattamento ecc) è possibile cioè fare una ricerca camere personalizzata (camera doppia in hotel con.....). Un “contattore d’offerte” tiene conto di quante volte ogni esercizio è stato segnalato e li segnala alternativamente.
L’ufficio può inoltre:
- controllare le chiamate fatte dal telefono esterno
- attivare dei numeri di pubblica utilità
- stampare il protocollo delle chiamate di un certo periodo con la data, l’ora e la durata
- inserire dei messaggi in fondo alle stampe fatte (ad. es. informazioni sugli eventi della settimana ...)
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