Questo modulo tra l'altro comprende:
PRESENTAZIONE DELLA LOCALITA'
Questa parte del modulo contiene le informazioni sulla località: cosa fare, cosa vedere (percorsi eno-gastronomici, itinerari e sentieri, visite, ecc.). Le informazioni possono essere inserite in più lingue, suddivise in regionali e locali, e sono richiamabili per tipologia (sport, cultura, spettacolo, etc.). Queste sono disponibili e consultabili dal richiedente:
- Chiamando il personale dell’Ufficio Turistico
- Collegandosi al sito internet della località
- Chiedendo direttamente al personale dell’albergo che, attraverso l’“Hotel Client”, è collegato via Internet alla banca dati della propria località.
DISPONIBILITA' RICETTIVA ED OFFERTE
Il personale dell’ufficio può visualizzare la disponibilità in tempo reale, fare delle ricerche in base ai criteri richiesti dall’ospite (tipo di camera, servizi, infrastruttura, posizione, periodo, etc.) e delle vere e proprie offerte con pacchetti comprendenti pernottamento e servizi supplementari. Le offerte possono essere in più lingue e inviate per posta o, in automatico, per e-mail/ fax, immediatamente o in un dato momento della giornata.
La disponibilità può essere inserita dal personale preposto o direttamente dall’esercizio ricettivo via Internet, che può, se abilitato, collegarsi alla banca dati per inserire/ modificare i prezzi, le sue offerte, immagini, descrizioni, e variare i contingenti camere (vedi modulo Hotel Client).
NB: tutte le operazioni fatte sono registrate, quindi si può sempre sapere “chi” ha fatto una determinata operazione e “quando”, inoltre il personale può essere abilitato a fare tutte o soltanto alcune operazioni.
RUBRICA INDIRIZZI
Gli indirizzi sono suddivisi in due gruppi principali: “fornitori di servizi” ed “ospiti”, ognuno con dei propri criteri specifici (ad es. per i fornitori: le condizioni di arrivo/ partenza accettate per la prenotazione, le commissioni da riconoscere ai propri fornitori, etc.).
I due gruppi principali sono suddivisibili in ulteriori sotto categorie (strutture ricettive, scuole di sci, servizi vari, tour operator, ospiti abituali, Vip, giornalisti, etc.).
Per ogni indirizzo oltre ai dati standard possono essere inserite una serie di informazioni supplementari diversificate a seconda del gruppo di appartenenza: prezzo, infrastrutture (per i fornitori), motivo della chiamata o del soggiorno, interessi (per gli ospiti),…..
Tutte le operazioni che riguardano un singolo “indirizzo” sono registrate (richiesta depliants, prenotazione, offerte, evasione corrispondenza, etc.) così da creare un archivio storico.
Il programma segnala sempre l’esistenza di un nominativo, con ovvi vantaggi, sia economici che di tempo, per l’operatore che evita di inserire due volte lo stesso nominativo, di fare la doppia corrispondenza e dispone di informazioni aggiornate sulla persona al telefono, che si sente riconosciuta e valorizzata (miglioramento del rapporto tra operatore e cliente).
Tutti i dati sono richiamabili attraverso diversi criteri di ricerca ed utilizzabili per molteplici scopi: statistiche, mailing, operazioni di marketing (ad es.: per promuovere una manifestazione/località si opta per un’operazione di mailing diretta a tutti gli ospiti che hanno richiesto informazioni specifiche, oppure per potenziare un segmento di mercato/ target si estrapolano le informazioni relative per decidere quali azioni di public relations attivare, evitando sprechi di risorse umane e finanziarie!!).
CORRISPONDENZA
Possono essere predisposte delle lettere standard in più lingue, sia generiche (d’accompagnamento all’invio di prospetti e depliants) che personalizzate, con informazioni specifiche sulla località, piste sci, villaggi,manifestazioni, disponibilità ricettiva, etc.
A seconda dell’indirizzo il sistema provvede a stampare la lettera nella lingua preselezionata (ad es. la corrispondenza con ospiti tedeschi verrà fatta in tedesco, mentre alle richieste provenienti da Giappone, Russia e altri sarà abbinato l’inglese).
Le richieste di prospetti/informazioni possono essere stampate immediatamente o "parcheggiate" in stampe unioni; tutte le richieste arrivate via Internet vengono evase in automatico dal sistema per e-mail o fax senza che questo lavoro ricada sul personale dell'Ufficio Turistico e gli indirizzi dei richiedenti restano registrati nella banca dati della località!
Corrispondenza centralizzata: poiché la banca dati è unica è possibile gestire tutta la corrispondenza da un unico Ufficio, oppure frazionarla fra più uffici a seconda dei carichi di lavoro.
NB: il sistema segnala sempre i doppi nominativi e lo "storico", evitando così la doppia corrispondenza con notevole risparmio economico e di lavoro, e gestisce il magazzino prospetti segnalando con un mailing interno agli operatori quando viene raggiunta la scorta minima.
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